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Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz braucht einen klaren Plan

Digi­ta­li­sie­rung am Ar­beits­platz er­for­dert ei­ne um­fas­sen­de Be­trach­tung des The­mas – von Tech­nik­aus­wahl über Pro­zess­op­ti­mie­rung bis zur Mit­ar­bei­ter­schu­lung. Ge­sprä­che mit Ex­per­ten sind des­halb bes­ser als tech­ni­sche Auf­rüs­tung nach dem Gieß­kannenprinzip.

Text: Frank Wiercks


Inno­va­ti­ons­freu­dige oder tech­ni­kaf­fine Unter­nehmer, die Inves­ti­tionen in digi­tale Tech­no­lo­gien planen, dürften sich durch solche Zahlen bestä­tigt fühlen: Für 92 Prozent der vom Digi­tal­ver­band Bitkom befragten Beschäf­tigten ist die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz bezie­hungs­weise im Berufs­leben eine gute Sache. In der eigenen beruf­li­chen Situa­tion betrachten insge­samt zwei Drittel der Befragten die Digi­ta­li­sie­rung eher als Chance denn als Risiko. Bei den unter 30-Jährigen sind es sogar 70 Prozent. Die ableh­nende Haltung ihrer Mitar­beiter können Firmen­chefs also nicht als Argu­ment anführen, wenn sie auf den Einsatz moderner Tech­no­lo­gien verzichten. Eher sollten sie sich die Frage stellen: Kann ich über­haupt noch Auszu­bil­dende für Tätig­keiten in meinem Betrieb inter­es­sieren, wenn dort kaum Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz statt­findet? Spreng­stoff birgt das Thema vor allem für klei­nere Unter­nehmen etwa in Hand­werk oder Handel, denn sie hinken tech­nisch hinterher. Dort läuft beispiels­weise auf vielen Rech­nern noch Windows 7, obwohl Micro­soft den Support des elf Jahre alten Betriebs­sys­tems einge­stellt hat.

Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz braucht ei­nen kla­ren Plan

Als attrak­tiver Arbeit­geber gelten und Leis­tungen mithilfe digi­taler Tech­no­lo­gien schnell, flexibel, kosten­günstig sowie kunden­ori­en­tiert erbringen: Das sind gute Gründe für Firmen­chefs, sich der Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz zu widmen. Aber gerade klei­nere Unter­nehmen und Mittel­ständler agieren oft zurück­hal­tend oder nicht wirk­lich ziel­füh­rend. Eine Studie des Inter­net­dienst­leis­ters 1&1 attes­tiert vielen Klein­un­ter­neh­mern eine „Zufrie­den­heits­starre“: Sie sehen zwar die Notwen­dig­keit der Digi­ta­li­sie­rung, treiben sie aber nur langsam voran. Andere Betriebe tun etwas, errei­chen damit aber nicht auto­ma­tisch das erwünschte Ziel. Laut Gallup Enga­ge­ment Index fühlt sich ein Drittel der Beschäf­tigten bei dem Thema allein gelassen. Haupt­kritik: fehlende digi­tale Weiter­bil­dung. „Es geht bei der digi­talen Trans­for­ma­tion nicht allein um Tools und neue Tech­no­lo­gien, sondern um die Verän­de­rung der Arbeits­kultur,“ erklärt Marco Nink von Gallup. „Das fängt bei den Mitar­bei­tern an.“ Unter­nehmer brau­chen einen guten Plan, damit die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz funk­tio­niert. Dabei spielen vier Aspekte eine Rolle: inhalt­liche Fokus­sie­rung, tech­ni­sche Ausstat­tung, orga­ni­sa­to­ri­sche Verbes­se­rung, persön­li­ches Enga­ge­ment.

Meis­tens be­ginnt Di­gi­ta­li­sierung am Arbeits­platz im Büro

Inhalt­liche Fokus­sie­rung: Viel hilft viel? Dieser Ansatz kann bei der Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz in einem finan­zi­ellen Fiasko enden. Insbe­son­dere klei­nere Betriebe sollten nur gezielt in digi­tale Tech­no­lo­gien inves­tieren, die erkenn­bare Vorteile verspre­chen – und die Gieß­kanne vergessen. Meis­tens empfiehlt es sich, mit allge­meiner Büro­ar­beit und interner Kommu­ni­ka­tion zu beginnen. Auch kauf­män­ni­sche Prozesse und direkte Kunden­kom­mu­ni­ka­tion sollten rasch ein Thema sein. Wichtig ist eine diffe­ren­zierte Betrach­tung, wert­voll deshalb der Rat von Spezia­listen. Die interne Kommu­ni­ka­tion etwa lässt sich theo­re­tisch auch opti­mieren, indem E-Mails syste­ma­ti­scher genutzt werden. Prak­tisch ist aber die Meinung eines Experten sinn­voll, ob speziell zur internen Zusam­men­ar­beit entwi­ckelte Colla­bo­ra­tion Soft­ware nicht besser wäre. Ähnlich sieht es bei Kunden und kauf­män­ni­schen Themen aus. Die Erwei­te­rung der Finanz­soft­ware durch eine CRM-Lösung mit Daten­bank könnte den Kontakt zum Kunden und das Erstellen maßge­schnei­derter Ange­bote erleich­tern. Das ist besser, als Infor­ma­tionen für indi­vi­du­elle Ange­bote in diversen alten Schreiben zu suchen. Tipps gibt der Steu­er­be­rater.

Stan­dar­di­sie­rung der tech­ni­schen Aus­stat­tung ist wichtig

Tech­ni­sche Ausstat­tung: Sobald klar ist, bei welchen Aufgaben die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz den größten Nutzen verspricht, ist die Technik entspre­chend anzu­passen. Das kann die Inves­ti­tion in eine neue Soft­ware sein, aber auch die Anschaf­fung leis­tungs­fä­hi­gerer Hard­ware. Wichtig in diesem Zusam­men­hang: In der Regel meint Digi­ta­li­sie­rung auch Stan­dar­di­sie­rung. Am besten sollten die Beschäf­tigten überall mit einheit­li­cher Hard- und Soft­ware arbeiten können – falls nötig etwa am Schreib­tisch ihrer Kollegen. Das erleich­tert die Bedie­nung, macht die Wartung kosten­güns­tiger und verhin­dert, dass beispiels­weise ein Doku­ment sich nicht an jedem Computer öffnen lässt. Eben­falls wichtig ist die Frage der IT-Sicher­heit. Drucker etwa sollten genauso gut geschützt sein wie Rechner – bei einer Einbin­dung ins WLAN unbe­dingt durch eigene starke Pass­worte. Zur Entschei­dung über die tech­ni­sche Ausrüs­tung gehört außerdem, ob alle Mitar­beiter ein Smart­phone mit bestimmten Apps bekommen. Interne Kommu­ni­ka­tion und Produk­ti­vität könnten sich dadurch verbes­sern. Solche Über­le­gungen sollten aber zuerst mit dem Anwalt bespro­chen werden.

Auch organisa­to­ri­sche Ab­läu­fe müs­sen an­ge­passt werden

Orga­ni­sa­to­ri­sche Verbes­se­rung: Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz ist weit mehr als eine tech­ni­sche Frage. Viele Soft­ware-Lösungen können ihre voll­stän­dige Wirkung erst dann entfalten, wenn die Prozesse im Unter­nehmen opti­miert sind. Manchmal ergibt sich diese Opti­mie­rung aus dem Einsatz der Soft­ware. Aber mindes­tens ebenso oft muss der Firmen­chef selbst mit seinen Beschäf­tigten klären, welcher Arbeits­ab­lauf für den Betrieb am besten wäre. Der wird dann in die digi­tale Welt über­tragen. Wobei immer eine Maxime gilt: Analoge Arbeits­schritte sind zu vermeiden. Nur durch­gän­gige Digi­ta­li­sie­rung macht die Büro­ar­beit wirk­lich effi­zi­enter. Das bedeutet etwa, einge­hende Doku­mente konse­quent durch Einscannen zu digi­ta­li­sieren. Also ist zu prüfen, ob die tech­ni­sche Ausstat­tung dies ermög­licht. Und – vor der vermeint­lich notwen­digen Anschaf­fung eines Scan­ners – zu prüfen, ob nicht das Outsour­cing des Einscan­nens die beste Lösung wäre. Auch hier aller­dings sollten Firmen­chefs vor Entschei­dungen externen Rat einholen. Der Steu­er­be­rater weiß beispiels­weise, wie kauf­män­ni­sche Prozesse sich opti­mieren lassen. Der Anwalt prüft Verträge mit Dienst­leis­tern.

Hohes persön­li­ches En­ga­ge­ment von Chef und Mitar­bei­tern

Persön­li­ches Enga­ge­ment: Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz ist ein wich­tiges Thema für Firmen­chefs, die es aber vor allem aus unter­neh­me­ri­scher Perspek­tive betrachten. Doch Mitar­beiter wissen aus ihrer tägli­chen Erfah­rung eben­falls, welche Prozesse sich verbes­sern lassen oder wo eine Soft­ware-Lösung nicht rund­läuft. Deshalb sollten sie in solche Projekte einge­bunden sein. Ist die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz dann Realität, brau­chen Beschäf­tigte natür­lich Schu­lungen für neue Abläufe und Tech­no­lo­gien. Wer nicht weiß, was er wie womit tun soll, kann keine guten Ergeb­nisse liefern. Das Resultat wären Frust und Ärger bei Chef wie Mitar­beiter. „Wir brau­chen krea­tive Menschen, die aus Daten Infor­ma­tionen machen – und so neue Geschäfts­mo­delle entwi­ckeln und Arbeits­pro­zesse perfek­tio­nieren“, so Andreas Boes, Direktor des Baye­ri­schen Forschungs­in­sti­tuts für Digi­tale Trans­for­ma­tion. „Wir brau­chen Beschäf­tigte, die neue, inno­va­tive Ideen haben.“ Das können viele Mitar­beiter mithilfe digi­taler Tech­no­lo­gien leisten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mitnimmt, indem er ihre Meinung erfragt, sie schult und sie moti­viert.

Digi­ta­li­sie­rung am Ar­beits­platz soll­te al­le Mit­ar­bei­ter errei­chen

Das im Zusam­men­hang mit der Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz wich­tige Thema Home-Office hat zwei Aspekte. Manchmal lässt sich das Arbeiten von zu Hause erst durch den Einsatz neuer Tech­no­lo­gien ermög­li­chen. Betritt das Unter­nehmen mit der tech­ni­schen Aufrüs­tung also auch arbeits­or­ga­ni­sa­to­ri­sches Neuland, sind viele Aspekte mit dem Anwalt zu klären. Themen wie Versi­che­rung im Home-Office, Klau­seln im Arbeits­ver­trag oder Arbeits­er­fas­sung und -kontrolle. Besteht die Erlaubnis zum Home-Office schon länger, ist die dort genutzte tech­ni­sche Ausstat­tung analog zur Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz im Büro zu ergänzen. Sonst klappt es nicht mit der durch­gän­gigen tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Stan­dar­di­sie­rung, einem erklärten Ziel der meisten Programme zur Digi­ta­li­sie­rung. Dass dies immer mehr Unter­nehmer umfas­send verstehen, belegen die Ergeb­nisse der DATEV-Studie „Digi­tale Prozesse im Hand­werk“: Jeder fünfte Betrieb setzt auf komplett digi­tale Prozesse. Vor allem jüngere Firmen­chefs moder­ni­sieren die kauf­män­ni­sche Abwick­lung umfas­send.

Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz ist aber keines­wegs nur ein Thema für Büro­an­ge­stellte oder bei Inves­ti­tionen in neue Produk­ti­ons­an­lagen. Selbst in den Filialen kleiner Handels- oder Hand­werks­un­ter­nehmen können die Mitar­beiter davon profi­tieren, wenn der Chef entspre­chende Lösungen intel­li­gent einsetzt. Vorbild­lich dafür ist die Digi­ta­li­sie­rung bei der Bäckerei Huth. Ein einfa­ches Beispiel für wirk­same Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz: Bei Huth dient ein Team-Netz­werk namens „Team­book“ als Wissens­platt­form und zum Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, das etwa auch die Verkäu­fe­rinnen am Tresen nutzen. Statt analoger Ordner stehen jetzt Tablets in den Filialen – die Kommu­ni­ka­tion ist dadurch schneller und die Verwal­tung schlanker geworden.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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